保護者にこまめに子供の学習状況を報告すべき理由とは？

自塾では最低でも週１回は子供の学習状況について報告をしています。多い子だと週３回は連絡しています。

保護者に対する密な連絡はひとり塾運営において重要な効果をもたらします。

ひとり塾で保護者連絡をするべき理由

クレームの芽を摘む

保護者からのクレームは、塾から子供へ伝えた話と、子供から親へ伝わった話が食い違ってしまうことが原因で起こることが多いです。

つまりはコミュニケーション不足。

どんな些細なことでも保護者にこまめに連絡を取っておくことで、このような行き違いを防ぐことにつながります。

こまめな連絡とは少し違うかもしれませんが、連絡していなかったら結構面倒になっていたケースです。

どんな些細なことでも伝えておくことで、クレームの芽を摘むことにつながります。

子供の現状を正しく把握してもらう

塾においてはあるあるのクレームですね。

こういったクレームは、保護者が子供の現状を正しく把握できておらず、間違った期待を持っていたことに対する反動で起こります。

認識の齟齬が起こらないように、自塾では毎週子供の問題点や改善点を伝えています。

こういうことを保護者にしっかり伝え、子供の現状を正しく把握してもらうことで、クレームを防ぐことができます。

さらに普段から問題点を指摘しておくことで、適切な講習の提案が可能です。

保護者に間違った認識を持たせず、問題点と改善点を適切に把握してもらうことが、塾の運営上非常に重要です。

子供をちゃんと見ていることを言葉で伝える

塾長がひとりで運営するひとり塾において、保護者は『うちの子はちゃんとみてもらえているのかしら…』という不安を常に持っています。

子供が集中して勉強しているのか？

宿題をしっかりとやれているのか？

質問しているのか？分からない所はちゃんと理解して帰ってきているのか？

保護者は気になっています。

一方で、特に中学生くらいになると子供も反抗期に入り、塾でやったことなどを話さない子も多くなります。

だからこそ、塾長が責任をもって保護者に報告しなければならないのです。

返信などなくても構いません。しっかりと見ていますよ、と保護者に伝えることが大切です。

それがクレームや退塾の防止につながります。

最適な連絡頻度とは

今はメールだけでなく、ＬＩＮＥなどいろいろと手軽なコミュニケーションツールがあるので、それを最大限活用して、保護者との密なコミュニケーションをとっておくことは必要です。

実際、自塾では中学生の保護者には授業ごとに、高校生の保護者には週１回はするようにしています。

分量は関係ありません。

とにかく大切なのは、『子供のことをちゃんと見てますよ』と文面で伝えることです。

メールを送る際の注意点

保護者に学習状況について報告する際に気を付けていることがあります。

それは褒めと改善のバランス。

私は【良かった点：改善点＝１：４】くらいの割合で書きます。

そもそも塾に来ている時点で、多くの子が改善点を抱えています。

今まで有耶無耶にしていたそれらをしっかりと顕在化してあげます。

嫌なことを伝えたくない気持ちもわかりますが、無理やり褒めてしまうと「あれ、うちの子褒められてる。成績上がるんじゃない？」と間違った認識を持たせてしまい、それが結果的にクレームにつながります。

または、問題点を把握している賢明な保護者にとっては「無理に褒めてる…そんなこと求めていないのに」と思うかもしれません。

改善点を忖度せずに伝えることが結果的に保護者の信用を勝ち取ることにつながります。

手間はかかりますが、このひと手間で保護者の信頼を得て、クレームの芽を摘めると考えれば、手間をかける価値はあると思います。

改善点は何度も伝えるべきです。

塾に来る成績が悪い子は１回言うだけでは改善しません。保護者にも何度も伝えて改善点をより明確にしていきます。

電話連絡はおすすめしない

ちなみに、電話での連絡はおすすめしません。

メールで文面を残しておくことが大切です。

のちに言った言わないの水掛け論になることもないですし、保護者も何度も見返すことができます。

電話というのは相手の時間を強制的に奪うツールです。緊急の要件でない限り、メールをおすすめします。